Fluxo de aprovação: enviar, aprovar e publicar

Um documento na Imara Trust não vai direto de rascunho para publicado. Ele percorre um caminho, e cada passo desse caminho existe porque uma auditoria vai perguntar por ele.

Entender o fluxo evita a frustração mais comum da categoria: escrever a política, achar que terminou, e descobrir que ela ainda não comprova nada.

O caminho completo

Estado	Quem age	O que acontece em seguida
Rascunho	Quem redige	O documento é escrito e ajustado. Não comprova exigência nenhuma ainda.
Aguardando aprovação	Quem aprova	O documento sai do rascunho e fica visível para os aprovadores designados.
Aprovado	Quem publica	Só entra neste estado quando todos os aprovadores designados aprovaram.
Publicado	—	Passa a valer como documentação formal e pode comprovar exigências.

Enviar para aprovação

Na tela do documento, ou selecionando vários na lista, use Enviar para aprovação. Apenas documentos em rascunho podem ser enviados; os demais são ignorados, e a plataforma diz quantos e por quê.

Aprovação exige todos os aprovadores

Esta é a regra que mais surpreende. Registrar a sua aprovação não conclui o processo: um documento só fica totalmente aprovado quando todos os aprovadores designados o aprovam.

Quando você aprova em lote, a plataforma informa quantos documentos ficaram totalmente aprovados e quantos seguem aguardando outros aprovadores. É a forma de saber se a bola está com você ou com outra pessoa.

Ao aprovar, você pode registrar um comentário opcional. Vale usar: ele fica no histórico e explica ao futuro leitor por que aquela aprovação foi dada.

Recusar devolve ao rascunho

Se um documento não está adequado, use Recusar. Ele volta para rascunho e quem enviou é notificado.

Recusar não é um ato hostil, é o fluxo funcionando. Um documento que passa por uma recusa e uma correção tem histórico mais defensável do que um que foi aprovado sem leitura.

Segregação de funções

Em alguns casos o envio para aprovação é bloqueado com a indicação de segregação de funções. Não é erro.

A regra existe porque várias normas pedem exatamente isso: quem escreve o documento não deve ser quem o aprova. Se você redigiu, outra pessoa envia ou aprova.

Se a sua empresa é pequena e isso trava o processo, a saída é organizar quem faz o quê, e não contornar a regra. Um auditor identifica com facilidade uma política escrita e aprovada pela mesma pessoa.

Publicar

Somente documentos aprovados podem ser publicados. Se você selecionar vários e alguns não estiverem aprovados, a plataforma publica os aprovados e ignora o resto, informando o número.

Dois efeitos da publicação merecem atenção:

O documento passa a valer como documentação formal e pode ser vinculado às exigências da norma.
Se ele exige aceite, todos os membros ativos são notificados, em uma notificação combinada. Revise antes de publicar.

Onde acompanhar o que está com você

Duas telas dividem esse trabalho:

Aprovações Pendentes reúne os documentos que esperam a sua aprovação.
Aceitações Pendentes reúne os documentos que esperam a sua leitura e aceite, como membro do time.

São coisas diferentes. A primeira é uma decisão sobre o documento; a segunda é o reconhecimento de que você o leu.

Problemas comuns

O documento está travado em aprovação. Falta pelo menos um aprovador designado. Confira quem são e cobre diretamente.

Não consigo publicar. O documento provavelmente não está aprovado por todos. Apenas o estado aprovado permite publicação.

Não consigo enviar o meu próprio documento. É segregação de funções. Peça a outro administrador.